Workplace management

Workplace management vs office management vs facilities management

Les trois fonctions sont souvent confondues. Voici ce qui les distingue.

L'office management opère au quotidien. C'est la gestion courante : accueil des visiteurs, gestion du courrier, réservation de salles, commande de fournitures, coordination des prestataires de ménage et de maintenance, organisation d'événements internes. Le périmètre est opérationnel et réactif. L'horizon : la journée, la semaine.

Le facilities management coordonne les services techniques. Maintenance préventive et curative, sécurité, énergie, conformité réglementaire, gestion des contrats de prestataires. Le périmètre est technique et contractuel. L'horizon : le trimestre, l'année.

Le workplace management définit la stratégie. Dimensionnement des surfaces, choix du mode d'occupation (bail classique, bureau opéré, coworking), politique de flex office, pilotage du coût par collaborateur, arbitrage entre réduction et valorisation des espaces, anticipation des échéances de bail. Le périmètre est stratégique et financier.

Dans les PME, ces trois fonctions sont souvent portées par la même personne (l'office manager, le DAF ou le DG). Dans les grandes entreprises, le workplace management est une fonction à part entière, rattachée à la direction immobilière ou à la direction financière.

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Les 5 piliers du workplace management

1. La data d'occupation. Pas de stratégie sans données. Le workplace manager s'appuie sur le taux d'occupation physique (par jour, par zone, par heure), le taux d'utilisation des salles de réunion, le profil de présence hebdomadaire et le coût par collaborateur.

2. Le pilotage financier. L'immobilier est le 2e poste de dépense après les salaires. Le workplace manager doit maîtriser le TCO (coût total de possession) : loyer, charges, taxes, services, énergie, maintenance, mobilier. Il suit le coût par collaborateur et identifie les leviers de réduction : renégociation de bail, optimisation des charges, mutualisation des services, valorisation des espaces excédentaires.

3. L'aménagement et le design. Le workplace manager définit le mix d'espaces optimal : proportion de postes individuels vs collaboratifs, nombre et taille des salles de réunion, phone booths, zones informelles, espaces de concentration. Ce mix dépend directement de la data d'occupation et de la politique de travail hybride de l'entreprise.

4. L'expérience collaborateur. Un bureau bien géré ne se contente pas d'être rentable, il doit donner envie aux collaborateurs de venir. Qualité de l'aménagement, confort acoustique, luminosité, température, propreté, services (café, restauration, conciergerie), … Chaque détail compte. En hybride, le bureau est en concurrence avec le domicile : s'il n'offre pas une valeur ajoutée claire (collaboration, lien social, équipement supérieur), les collaborateurs resteront chez eux.

5. L'opérationnel. Chez Sora, le workplace manager est un allié des équipes en interne pour assurer le suivi opérationnel de l’espace, et si c’est le cas, de ses sous-occupants. Tout est géré depuis un outil de ticketing pour assurer un niveau de service impeccable dans le bureau.

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Quand le workplace management rencontre l'opérateur d'espaces

Le workplace management atteint ses limites quand l'entreprise doit gérer la valorisation de ses espaces excédentaires en plus de ses espaces occupés. Remplir des bureaux vides, trouver des occupants, gérer leur quotidien : ce n'est pas le métier d'un DAF ni d'un office manager.

C'est là qu'un opérateur comme Sora prend le relais. Des équipes d’asset manager définissent la stratégie (combien de m² garder, combien valoriser), pour laisser place à une équipe de workplace manager pour en assurer la gestion.