Étape 1 : améliorer la performance de votre bâtiment et l’utilisation de vos espaces
Pour mieux piloter vos bureaux, mesurez l’occupation !
Avant toute chose, il est essentiel de mesurer le taux d’occupation de vos espaces de travail : il est impossible de piloter efficacement vos bureaux sans visibilité sur l’occupation réelle.
La première recommandation de cette matinée vous invite donc à investir dans des outils de mesure avant d’entamer tout projet de transformation de vos espaces.
Plusieurs options s’offrent à vous dans cette démarche :
- Le système de badges : l’usage des portillons d’accès vous permet de comptabiliser les présences, sans toutefois offrir une mesure granulaire par zone ou poste.
- Les capteurs de présence dans les espaces : ces solutions technologiques non intrusives vous permettent de mesurer l’occupation réelle des postes de travail.
- Les solutions digitales permettant la réservation d’espaces de travail : la mise en place d’un outil de gestion du flex office vous permet en effet d’analyser en temps réel le taux d’occupation de vos bureaux, avec une granularité fine par étage, zone et poste, grâce à l’agrégation des données de réservation.
Il existe ensuite deux indicateurs principaux à étudier :
- La moyenne simple des taux quotidiens (« seuil d’alerte » en dessous de 50 %) ;
- La moyenne des pics, l’indicateur le plus important selon Gérard Touati (qui doit idéalement se situer autour de 85 %).
L’analyse de ces données d’occupation vous permettra non seulement de prendre des décisions éclairées pour votre aménagement, mais aussi de pacifier le dialogue social pour vos projets de transformation à venir. En effet, la donnée a ceci de magique : elle met tout le monde d’accord.
Le flex office : une raison pragmatique à la baisse du taux d’occupation des bureaux
L’hybridation du travail, impulsée par la crise du Covid-19, a entraîné une conséquence pérenne : la réduction drastique du taux de présence dans les bureaux.
Face à cette réalité, de plus en plus d’entreprises adoptent le flex office, mettant fin au modèle traditionnel « 1 collaborateur = 1 poste de travail ».
L’adoption de cette nouvelle organisation des espaces constitue aujourd’hui un prérequis pour améliorer l’efficience économique, mais aussi l’attractivité de votre bureau.
En effet, d’une part, vous réduisez considérablement le coût par collaborateur et, d’autre part, vous améliorez l’expérience dans vos bureaux en évitant l’effet « bureau vide », qui impacte négativement l’ambiance de travail.
« Un bureau, c’est comme un restaurant : s’il est vide, on passe notre chemin ; s’il est plein, on y entre ! »
Gérard Touati, directeur immobilier et expansion de Sopra Steria
C’est notamment le choix opéré par Sopra Steria : Gérard Touati explique qu’un besoin historique de 1 000 postes n’en requiert plus que 500 à 600 aujourd’hui.
En revanche, il insiste sur le fait que la mise en place du flex office doit s’accompagner d’un enrichissement qualitatif des espaces. Si, dans l’ancien modèle, les bureaux étaient constitués uniquement de postes de travail et de salles de réunion, le nouveau modèle requiert d’intégrer des espaces de convivialité, de détente et de multiples phone boxes.
Post-Covid, le groupe a décidé d’entamer un programme de transformation des espaces sur cinq ans, visant à réduire son empreinte immobilière de 35 %, malgré une forte croissance des effectifs. Concrètement, cela passe par la fermeture de sites pour regrouper les collaborateurs sur des sites centraux (proches des transports) en flex office.
Aujourd’hui, le taux d’occupation moyen des sites de Sopra Steria est de 75 %, les plus optimisés (notamment celui de La Défense) atteignant jusqu’à 95 % d’occupation.
Le potentiel (sous-estimé) du ratio m² / poste
Si le flex office est souvent mis en avant comme levier principal pour optimiser ses surfaces, on oublie souvent l’impact de la réduction du ratio de densité des espaces, soit le nombre de mètres carrés par poste de travail.
Philippe Morel, fondateur et CEO de Dynamic Workplace, affirme que l’on peut aisément passer de 12-15 m² à 8 m² par poste, tout en conservant un niveau de confort équivalent.
En combinant la densification des espaces au flex office, il observe chez ses clients 30 % à 60 % d’économies sur l’espace, avec une moyenne supérieure à 50 %.
Les bénéfices de cette optimisation des surfaces sont non seulement monétaires, mais aussi énergétiques : un combo gagnant pour toute entreprise désireuse de réduire ses coûts et son empreinte carbone.
Le flex office ne fonctionne vraiment que quand on sait utiliser chaque mètre carré. Que faire avec les surfaces qui restent vides ? Comment s'adapter malgré un bail contraignant ? L'essentiel : transformer cette inoccupation en leviers de profit pour vos bureaux.
Étape 2 : rentabiliser les surfaces vides avec la prestation de services
Imaginez payer chaque mois pour un appartement dont vous n'utilisez qu'une seule pièce. Absurde, n'est-ce pas ? C'est pourtant exactement ce que font la plupart des entreprises françaises avec leurs bureaux. C’est ce qu’on appelle l’inoccupation : ce sont des mètres carrés payés par les locataires, qui ne sont pas utilisés.
Romain Allouch, CEO de Sora, a reçu Laurent Bonnet de Fnac Darty et Gérard Touati de Sopra Steria pour aborder une question essentielle, peu importe la taille de son entreprise et de son portefeuille immobilier : comment est-ce qu’on affronte l’inoccupation ? Parfois les locataires ne savent même pas qu’elle existe, parfois on ne connait pas les solutions. Chez Fnac Darty, Laurent Bonnet affirme :
"On a 50 000 m² de bureaux. C'est seulement 3% de notre portefeuille total, mais quand le marché de l'électroménager régresse de 3%, chaque mètre carré vide, c'est de la marge qui s'évapore."
Selon lui, des facteurs structurels poussent le marché immobilier à se réinventer :
D’abord, le contexte macro économique est devenu extrêmement difficile. Il fait pression sur les comptes de résultats des entreprises. Quand la croissance stagne, les directeurs financiers scrutent chaque ligne du P&L. À ne jamais oublier que l'immobilier est souvent le premier poste de coût après les salaires.
Le télétravail, lui, n'était pas une mode passagère après la crise sanitaire.
"Après le covid, on s'attendait vraiment à revoir du monde," confie Gérard Touati de Sopra Steria.
Aujourd’hui, le télétravail est depuis installé et ancré dans le quotidien des collaborateurs.
Enfin, les bâtiments vieillissent. Entre le décret tertiaire, les exigences environnementales et les nouvelles attentes des collaborateurs en matière de qualité de vie au travail, de nombreux immeubles deviennent obsolètes avant même la fin de leur bail.
Le résultat ? En Île-de-France, on compte aujourd'hui 6 millions de m² de bureaux vacants sur 60 millions. Si les 35 millions de m² restants s'optimisent ne serait-ce qu'à 30%, on pourrait atteindre 10 millions de m² vacants dans les 5 ans. Il faut agir. Selon Gérard Touati de Sopra Steria :
"Tout le temps que vous prenez à réfléchir pour passer à l’action, c’est du temps que vous perdez. Lancez-vous !"
On dit souvent que le covid est la source principale de l’inoccupation, mais ce n’est que l’élément déclencheur qui a alarmé les entreprises. Elle existe depuis bien plus longtemps : on estime l’inoccupation pré-covid à 30% environ. Il s’agissait simplement d’une situation économique où l’on avait pas besoin de s’en préoccuper.
Alors, comment affronter l’inoccupation ?
D’abord en trouvant la bonne solution, car toutes les solutions ne se valent pas et surtout, toutes ne répondent pas aux mêmes besoins.
Romain Allouch rappelle la distinction entre sous-location, et sous-occupation (rendue possible grâce à la prestation de services).
En effet, la sous-location a toujours été perçue comme un marché de seconde main, mal structuré et de ce fait peu attractif. Faisant de ce marché une solution à l’inoccupation mais malheureusement trop peu efficace.
La sous-occupation, elle, est permise grâce à un opérateur qui va apporter des standards de qualité à ce marché et de la réassurance de façon à répondre à des besoins très actuels en termes de flexibilité et de confort dans l’environnement de travail. Car gardons tête un principe fondamental : les locataires ne sont pas des bailleurs.
La sous-location classique : efficace mais complexe.
Prenons l'exemple de Sopra Steria à la Tour Trinity de La Défense. Gérard Touati a sous-loué plus de 5000 m² sur 7 ans. Un succès qui n’a pas été simple à mettre en place.
- Lorsque vous optez pour de la sous-location classique, vous créez une propriété commerciale pour votre sous-locataire. Vous lui donnez des droits juridiques et des obligations au même titre qu’un bailleur vers son locataire.
- Le transfert de responsabilité sur la maintenance, la mise en place et l’intégration des prestataires. Tout doit être géré par votre sous locataire, qui paradoxalement n’a pas signé le contrat de bail pour toute sa durée. Par ailleurs, il faut des accès séparés, des compteurs distincts, parfois des systèmes de sécurité indépendants. Bien que la sous-occupation rend aussi possible la privatisation des espaces, c’est une obligation pour la sous-location classique. Car qui dit responsabilité dit séparation clair des zones / champs de responsabilités.
- Le processus prend donc minimum 5 à 6 mois. Entre les négociations, la validation du bailleur, les travaux, les prestataires, et les aspects RH, c’est un processus qui prend du temps.
- Les CAPEX pour séparer les espaces peuvent être considérable. Ces travaux d'adaptation, c'est vous qui les payez. Et si votre bail résiduel n'est que de 3 ans, l’équation économique devient rapidement intenable.
"Toutes les journées perdues, c'est de la marge perdue, rappelle Gérard Touati. Quand vous avez des milliers de mètres carrés vides, vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre 9 mois avant de commencer à récupérer des revenus.”
La prestation de services : l’alternative à la sous-location.
D’un point de vue juridique, vous ne créez aucune propriété commerciale. Votre occupant n'a pas de droit au bail et vous restez maître de vos mètres carrés.
Vous exploitez rapidement et efficacement des locaux entièrement prêts à l’emploi. Le marché de la sous occupation est un marché où la demande cherche souvent de la flexibilité, chose plus compliquée à obtenir avec de la sous location classique. La durée est donc flexible, vous négociez des délais de sortie qui correspondent à votre réalité économique.
De plus, la mise en oeuvre est 2 fois plus rapide : à partir de 1 mois pour la prestation de services. Il n’y a pas de transfert de responsabilité technique sur le bâtiment, pas de nouveaux prestataires à intégrer, car rappelons le, son principe, c’est que tout est inclus dans une prestation de services. L'accueil, les espaces communs, les photocopies, la maintenance, … Vous facturez un prix global par poste de travail, et c'est l'opérateur qui gère la cohabitation.
Prenons le projet Versailles de Fnac Darty : 3000 m² avec une architecture complexe et seulement 3 ans de bail résiduel.
"En sous-location classique, impossible, explique Laurent Bonnet. Les travaux de séparation auraient coûté une fortune pour une durée trop courte. Avec la prestation de services, on évite ce CAPEX et on retrouve de la flexibilité.”
Laurent Bonnet poursuit en émettant un point de vigilance, cette flexibilité a un prix. Il faut avoir une vigilance absolue sur le pricing et la structuration.
Le plafond de prix est non-négociable. Si vous facturez plus cher au m² que ce que vous payez vous-même, vous prenez un risque vis a vis de votre bailleur. L’alignement des intérêts avec ce dernier est essentiel. C’est un risque relationnel et juridique à ne pas prendre. Rapportez toujours le pricing au m², et calculez ce que ça représente par an en le comparant à votre loyer. Si vous êtes au-dessus, c’est un risque.
Lors de ces échanges, Romain Allouch pose la question de comment convaincre sa direction générale d’un tel dispositif.
Convaincre la présidence et la direction générale, c'est le niveau maximal de difficulté, reconnaît Gérard Touati à propos du projet Place de l'Étoile de Sopra Steria. Il faut informer, expliquer le pourquoi, donner du sens. Si vos collaborateurs découvrent un matin qu'ils vont partager leurs bureaux sans qu'on les ait prévenus, vous créez un traumatisme."
Laurent Bonnet confirme :
"Plutôt très bien reçu chez nous, parce qu'on a pris le temps d'expliquer. Et aussi parce que franchement, les collaborateurs préfèrent des espaces partagés mais vivants à des espaces entièrement vides."
Enfin, choisir le bon co-occupant, c'est comme choisir un bon colocataire. La compatibilité d'activité compte. On essaye de rechercher des synergies, directes ou indirectes.
Les bons indicateurs de pilotage
Pour Laurent Bonnet chez Fnac Darty, le cash généré et TRI (Taux de Rentabilité Interne) est calculé sur 3-5 ans. Il prend en compte tous les CAPEX nécessaires et détermine le retour sur investissement. Chez Sopra Steria, Gérard Touati détaille ses lignes de coût : loyers, charges, taxes foncières, mais aussi maintenance, accueil, services généraux (souvent oubliés), et CAPEX de travaux.
"La contrepartie, c'est qu'on déduit TOUT du sous-locataire," rappelle Gérard Touati.
Pour les ratios d’occupation : 8 à 11 m² par collaborateur selon les standards. Multipliez par votre effectif, ajustez avec votre taux de flex office, et vous avez votre surface théoriquement nécessaire. L'écart avec ce que vous occupez réellement ? C'est votre gisement d'optimisation.
Le mot de la fin
Vous payez probablement pour 30% d'espace en trop. Depuis des années. Et avec la conjoncture économique actuelle, vous ne pouvez plus vous le permettre.
Pour résumer, la sous-location classique est puissante pour les gros volumes et les durées longues, mais complexe, longue et coûteuse en CAPEX. La prestation de services, elle, est plus rapide, flexible, mais la gérer soi-même, c'est un métier à part entière.
"Entre le juridique, le contractuel, la gestion, les négociations, le paiement des brokers, ... Ce n'est pas pour rien qu'on a créé Sora." - Romain Allouch
La vraie question n'est pas de savoir si vous devez agir. C'est de savoir comment vous allez agir, et avec qui. Parce qu'au fond, comme le résume si bien Gérard Touati :
"Toutes les journées perdues, c'est de la marge perdue."
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